Trend gemeente en provincie: schoon, heel en veilig

Beschikbaarheid, bruikbaarheid, veiligheid en milieu, in relatie tot maatschappelijk verantwoorde kosten, spelen bij provincies en gemeenten een belangrijke rol. Een fataal motorongeluk door een slecht wegdek? Een school die dicht moet omdat er asbestdeeltjes zijn ontdekt? Een gymzaal die tijdelijk moet sluiten door een onveilige situatie? Een rioolstelsel dat bij grotere regenbuien het aanbod steeds vaker niet meer voldoende kan transporteren? Verkeersverlichting ombouwen naar LED-verlichting of ’s nachts met bewegingssensoren per straat aanzetten?

Calamiteiten voorkomen

De eerste claims als gevolg van achterstallig onderhoud zijn een feit. Gemeenten en provincies zijn verantwoordelijk en aansprakelijk voor calamiteiten met hun assets. Ook als het beheer en onderhoud zijn uitbesteed aan derden. Asset management brengt de aspecten in kaart en ondersteunt bij het nemen van de juiste beslissingen rondom ‘schone, beschikbare en veilige’ assets.

De oplossingen

Centrale aansturing onderhoud

Binnen veel gemeenten is het onderhoud van assets verdeeld over verschillende portefeuilles, zoals onderwijs, rioolstelsel en groenvoorziening. Door beheer en onderhoud van assets onder te brengen in een centraal onderhoudsbeheersysteem, kan het integraal worden opgepakt. Versnipperd onderhoud samenbrengen in relatie tot elkaar, met gedeelde middelen, in één (management-) systeem of mogelijk zelfs in één faciliterende afdeling, kan een kosteneffectieve oplossing zijn. Een dergelijke aanpak maakt daarnaast ook alle risico’s inzichtelijk. Dit helpt nu direct, maar ook in de verdere toekomst als door de vergrijzing een groot deel van de huidige kennis en ervaring verloren gaat.

 

Heldere rolverdeling

Om asset management effectief te kunnen inrichten en uitvoeren, is het belangrijk dat de rollen helder zijn. Het gaat om de volgende asset management rollen:

 

  • rollen voor de richting, zoals asset management beleid en doelstellingen;
  • rollen voor de inrichting, zoals plannen;
  • rollen voor de verrichting, zoals beheer en onderhoud.

 

Deze rollen kunnen binnen de bestaande organisatie worden belegd of (deels) worden uitbesteed. De uitvoerende partij moet vervolgens invulling geven aan de (service-)contracten. Maak heldere afspraken over de verwachte conditie van de assets en over de gewenste prestaties ervan. Dit vereist de juiste contracten, een goede samenwerking met uitvoerende bedrijven, goede afstemming met de ketenpartners en over en weer vertrouwen, want niet alles is vooraf te bedenken en op papier te zetten. Je wilt er ten slotte samen zo goed mogelijk uit komen.

 

De gemeente of provincie is en blijft de eigenaar van de assets. De serviceleverancier is doorgaans (en steeds vaker als enige) de expert. Hoe kun je die inhoudelijk blijven controleren als je geen eigen kennis meer hebt? EMVI- en DBM-contracten die op langere termijn voordelig (kunnen) zijn, zullen een flink percentage van de weging moeten gebruiken om juist de prestatie op langere termijn zeker te stellen. Dan wordt goedkoop achteraf niet alsnog duurkoop. Bijvoorbeeld omdat lange termijn investeringen door een kortlopend contract een aantal jaar niet blijken te zijn uitgevoerd, waardoor (nog verborgen) achterstallig onderhoud een kans krijgt.

 

Asset management is het ordenend principe voor dit vraagstuk. Door gebruik te maken van de asset managementrollen kunnen de noodzakelijke activiteiten helder worden verdeeld. Door het inventariseren van het areaal, het uitvoeren van inspecties (NEN 2767-4) en het maken van een risicoanalyse worden de assets in kaart gebracht. De resultaten van de inspecties en de risicoanalyse leiden tot een (meerjaren)onderhoudsplan met een overzicht van (inmiddels aanwezig) achterstallig onderhoud. Met deze informatie kan een nieuw servicecontract of bijvoorbeeld de overdracht van een deel van de assets naar een ketenpartner worden geregeld (bijvoorbeeld rioolgemalen richting waterschap) en kan de financiële afwikkeling op basis van goede uitgangspunten plaatsvinden.

>> Download hier het Asset Management Model.

 

Van mensafhankelijk naar systeemafhankelijk

Door de naoorlogse babyboom gaat straks een groot deel van de beroepsbevolking tegelijkertijd met pensioen. Daarmee gaat een groot deel van de huidige kennis en ervaring verloren. Nu kunnen calamiteiten soms nog worden voorkomen door hun inzicht en ervaring. Straks komt het, als er geen beheersmaatregelen worden genomen, wellicht wel tot calamiteiten. Met de nodige schade aan de veiligheid van de bevolking, het milieu of aan het imago van de gemeente of provincie. En met de nodige extra herstelkosten.

 

Kennis borgen in asset management systeem

Asset management kan helpen om kennis te borgen in het asset management systeem. Net als bij een kwaliteitssysteem als bijvoorbeeld ISO 9001, vraagt asset management om een omgeving waarin alle kennis, instructies, processen en ervaringsrapportages worden geborgd. De focus is echter niet zoals bij ISO 9001 de kwaliteit, maar de focus is gericht op het borgen van de (processen van de) prestaties van de assets voor de lange termijn, namelijk de gehele levensduur van de assets. Vaak is dat meer dan 50 jaar. Hiervoor is de norm ISO 55000 het managementsysteem voor asset management. Dit managementsysteem kan meestal binnen bestaande documentbeheerssystemen worden ingericht; er is meestal geen extra software nodig. Slimmer gebruiken van wat er al aan systemen aanwezig is, is de eerste stap. Als uiteindelijk op basis van een positieve business case toch nog investeringen voor asset management nodig zijn, zijn die aantoonbaar waarde verhogend.

 

Van korte termijn naar lange termijn

Doel van asset management is ook om de gehele levensduur van assets mee te nemen in afwegingen. Goedkope korte termijn ten opzichte van lagere kosten op lange termijn. Passend binnen geld en budget nu, ten opzichte van dekkend voor de gevraagde groei in prestatie op lange termijn. De belangrijkste keuzes worden gemaakt in de relatief korte tijd voor de investering. De onderhoudsorganisatie zit vervolgens lange tijd opgescheept met de gemaakte keuzes.

 

Van onbewuste naar bewuste risicogrenzen

'Risicodenken' is een belangrijk hulpmiddel bij asset management. ‘Risicodenken’ betekent vooraf de belangrijke bedrijfswaarden beschrijven in termen van risiconiveaus. Beschrijf in gradaties welke realistische risico’s en welke frequentie voor de organisatie acceptabel zijn. Bedenk maatregelen voor niet acceptabele risico’s. Accepteer risico’s als de kans erop of de ernst ervan in bepaalde gebieden erg laag is, enzovoort. Risico’s hoeven niet altijd meer te worden voorkomen. Dat bespaart veel geld. Maar als risico’s zich dan voordoen, moeten de maatregelen om het effect te beperken wel snel kunnen worden uitgevoerd. Een kans van eens in de 100 jaar betekent niet dat het niet morgen kan gebeuren.

 

Asset management, als ordenend principe

De voorbeelden van calamiteiten geven aan dat het belangrijk is de middelen waar de gemeente en provincie verantwoordelijk voor zijn, goed te beheren. De prestatie en conditie moeten gewaarborgd blijven, liefst zonder dat iemand regelmatig claims in behandeling hoeft te nemen. Om dit te kunnen, is vaak bewustwording, kennis en inrichting van asset management nodig. Neem contact op met CMS Asset Management voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. CMS kan u helpen met diverse oplossingen voor uw onderhouds- en beheersproblemen. Aanvullend kan CMS ook ondersteunen bij het inrichten van een compleet management systeem (ISO 55000), waardoor kosten, prestatie en risico op termijn in een optimale verhouding bijdragen aan de missie van de gemeente of provincie.

Projectreferenties

De provincie Noord-Holland richtte het beheer en onderhoud van de nieuwste tunnel in met behulp van asset management en CMS. De provincie Zuid-Holland en de gemeenten Dordrecht, Purmerend, Amersfoort, Noord-Beveland, Reimerswaal en Nijmegen hebben ook de voordelen van samenwerken met CMS Asset Management ervaren. Vraag CMS om meer details daarover of informeer wat CMS voor uw gemeente of provincie kan betekenen.

>> Bekijk hier onze andere referenties.

Meer weten?

Wilt u meer weten over asset management bij gemeenten en provincies? Neemt u dan contact met ons op. Wij vertellen u graag meer over de voordelen van asset management voor overheden.