Lange termijn planning

Er komt veel af op beheerders van assets. Versobering in onderhoudsbudgetten leidt tot achterstallig onderhoud. Steeds verder stijgende bouwkosten leiden tot concessies in de kwaliteit van materialen en onderdelen om het geheel betaalbaar te maken. Zijn deze keuzes op lange termijn voordelig of nadelig? Welke invloed heeft dit op de begroting voor de generatie na ons?

 

Welke mogelijkheden heeft de beheerder van de asset? Het begint bij goede registratie en onderbouwde afweging tussen prestatie, risico’s en de kosten. Een lange termijn asset planning geeft hierop antwoord. Om dit te realiseren zal er gedurende de hele levenscyclus van assets goed moeten worden geregistreerd wat nodig is om assets te beheren. Informatiemanagement is een belangrijk onderdeel van assetmanagement en nodig om te sturen op:

  • optimaliseren en besparen, o.b.v. continu verbeteren;
  • duurzaam investeren op optimale momenten;
  • kosteneffectief uitbesteden of samenwerken in de keten waar gezamenlijke voordelen zijn te behalen;
  • risico’s blijvend binnen vooraf bepaalde grenzen accepteren.

 

"Lange termijn asset planning zorgt voor begrotingsbeheersing"

 

Kapitaallasten: afschrijving en rente

Investeringen uit het verleden die nog niet volledig zijn afgeschreven en dus op de balans staan, leiden tot jaarlijkse kosten: de kapitaallasten. Omdat verschillende assets echter aanmerkelijk langer in gebruik zijn dan hun oorspronkelijke afschrijvingstermijn, zijn veel assets (economisch) volledig afgeschreven. Een andere reden van onderwaardering op de balans kan zijn, dat assets als onderdeel in een project ten laste van de exploitatie zijn geboekt of dat door subsidie of andere verstrekking van middelen alleen de organisatiebijdrage op de balans is vermeld. In alle gevallen is de waarde van het asset daarom niet in voldoende mate op de balans terug te vinden. Voor assets die essentieel zijn voor de organisatie, is dit een groot risico. In totaliteit wordt de voor de organisatie strategische prestatie geleverd met assets die veel meer waard zijn dan op de balans is weergegeven. Wat te doen als vervanging noodzakelijk is en er geen reservering heeft plaatsgevonden?

Asset management geeft inzicht

Asset management gaat op zoek naar acceptabele registratie van waarde en investeringsbehoeftes. Naast de economische levensduur (die bepaalt hoe lang de afschrijving duurt) wordt de technische levensduur een belangrijke parameter bij het optimaliseren van investeringsmomenten. Een lange termijn inzicht dat op basis van technische levensduur voorspelt wanneer hoeveel moet worden geïnvesteerd en inzicht in de risico’s bij falen, helpen bij het maken van keuzes en het harmoniseren van de investeringsmomenten. Met een goed overzicht kan de dialoog over uitstellen van investeren en gevolgen voor onderhoud en risico’s worden onderbouwd.

 

Dit overzicht dient te worden onderhouden en bijgewerkt zodat onderhoud aan de assets plaatsvindt. Iedere levensduurverlengende activiteit moet bijdragen aan een bijgesteld beeld. Deel-vervangingen worden in lijn gebracht met de totale verwachting. Als onderdelen iedere tien jaar moeten worden vervangen, wordt door optimalisatie van de lange termijn onderhoudsplanning voorkomen dat het de laatste keer nodig is voor slechts enkele jaren tot het einde levensduur van de complete asset.

Waardebepaling en vervangingsberekeningen uniek

Een brandverzekering gaat uit van herstel van een object op dezelfde plaats. Dit betekent meestal dat fundering en dergelijke niet opnieuw hoeven te worden aangelegd. Dat drukt de kosten en dus het verzekerde bedrag aanzienlijk. Om lange termijn investeringen in kaart te brengen dient er echter per asset te worden gekeken naar de mogelijke herinvesteringsactiviteiten. Wordt de vervanging in het bestaande gebouw gerealiseerd, of is er eerst een gebouw naast het bestaande noodzakelijk omdat de oude prestatie niet kan worden onderbroken. (Eerst nieuwbouw opleveren, daarna pas de oude installatie verwijderen). Dienen bijvoorbeeld betonnen onderdelen te worden vervangen t.g.v. slijtage, of kunnen die middels een nieuwe toplaag of coating vervolgens weer een periode van 40 jaar mee. Dit heeft belangrijke invloed op de hoogte van de investering.

De oplossingen

 

Centrale registratie grootonderhoud en herinvesteringen

In een onderhoudsbeheersysteem, waarin een goede decompositie van de assets is opgenomen, is het betrekkelijk eenvoudig om de investeringsgegevens te registreren in combinatie met een risico-register. Een eenvoudige rapportage kan vervolgens het rapport genereren als input voor de investeringsdialoog. Conclusies kunnen per asset worden verwerkt en de definitieve planning kan worden gebruikt als input voor de komende meerjarenbegroting. Verandert de vraag, dan kunnen nieuwe assets of uitbreidingen van bestaande assets op een soortgelijke manier gedurende het jaar worden meegenomen in het systeem, waardoor bij een volgende ronde de gegevens automatisch worden opgenomen in het rapport.

 

Informatie en rapportage

Naast inzicht in de meest reële kosten die bij herinvestering of modificatie zijn te verwachten kan het rapport inzicht verschaffen in de kapitaallasten die het gevolg zullen zijn van de in totaal benodigde herinvesteringen. Als de som van die lasten op termijn niet passen bij de financiële mogelijkheden, zal tijdig naar aanvullende inkomsten moeten worden gezocht of moeten risico’s worden geaccepteerd. Asset Management heeft namelijk al bijgedragen aan het belang van de assets. De nog op het overzicht aanwezige assets hebben allemaal een strategisch belang, dus de vermelde herinvestering helemaal niet doen, is geen optie.

 

Bijsturen en keuzes maken

Iedere nieuwe investering leidt tot kapitaallasten, meestal meer per jaar dan van de vervangen asset (destijds tegen een veel lager prijsniveau verworven) .De enige mogelijkheid om de totale kapitaallasten te laten dalen, is daarom het uitstellen van investeringen. Tijdig maatregelen treffen die aan het einde van de economische levensduur de prestatie (technische levensduur) nog jaren kunnen verlengen (revitaliseren) voor lagere kosten dan alles opnieuw investeren. Een andere optie is om nieuwe technologie te introduceren tijdens de herinvestering, die aan exploitatiekosten (bijvoorbeeld energieverbruik) aanzienlijk bespaart, zodat de som van kapitaallasten en exploitatiekosten toch daalt ondanks de hogere waarde en afschrijving van de assets.